Mandat und Vollmacht: Was Sie in der Kanzlei unterschreiben

In der Kanzlei unterschreiben Sie regelmäßig zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden: den Mandatsvertrag, der das Verhältnis zwischen Ihnen und Ihrer Vertretung regelt, und die Vollmacht, die nach außen belegt, dass für Sie gehandelt werden darf. Hinzu kommen Hinweise zum Datenschutz und, je nach Sache, eine Vergütungsvereinbarung. Es lohnt sich, den Unterschied zu kennen.

Der Mandatsvertrag: das Innenverhältnis

Der Mandatsvertrag ist im Kern ein Auftrag zur Geschäftsbesorgung. Er beschreibt, was beauftragt wird. Genau darin liegt der wichtigste Punkt: der Umfang. Ein Mandat kann sich auf eine einmalige Beratung beschränken, auf die außergerichtliche Vertretung erstrecken oder ein gerichtliches Verfahren umfassen. Jede Stufe ist ein eigener Auftrag mit eigenem Aufwand.

Achten Sie deshalb darauf, dass klar ist:

• welche Angelegenheit erfasst ist und welche nicht,
• ob nur beraten oder auch nach außen vertreten wird,
• ob ein späteres Verfahren bereits mitbeauftragt ist oder gesondert beauftragt werden muss,
• wie abgerechnet wird und auf welcher Grundlage.

Aus dem Vertrag folgen Pflichten für beide Seiten. Die Kanzlei schuldet sorgfältige, an Ihren Interessen ausgerichtete Bearbeitung, umfassende Aufklärung über Wege und Risiken sowie Verschwiegenheit. Sie schuldet allerdings keinen Erfolg. Sie selbst schulden die Vergütung und die Mitwirkung: vollständige, wahrheitsgemäße Information und die Übergabe der Unterlagen.

Die Vollmacht: das Außenverhältnis

Die Vollmacht ist ein separates Blatt und richtet sich an Dritte: an Gerichte, Behörden, Versicherungen und die Gegenseite. Sie weist nach, dass in Ihrem Namen gehandelt werden darf. Ohne sie werden viele Stellen keine Auskunft erteilen und keine Akteneinsicht gewähren.

Vollmachten sind meist weit formuliert, damit sie im Verfahren nicht an Formalien scheitern. Sie umfassen typischerweise die Vertretung in der Sache, die Entgegennahme von Zustellungen, die Akteneinsicht und häufig auch die Befugnis, Zahlungen entgegenzunehmen oder Vergleiche zu schließen. Das ist praktisch, bedeutet aber nicht, dass über Ihren Kopf hinweg entschieden werden darf. Im Innenverhältnis bleibt es dabei, dass wesentliche Schritte mit Ihnen abzustimmen sind. Wenn Sie das ausdrücklich geregelt haben wollen, sprechen Sie es an.

Vergütungsvereinbarung

Soll nicht nach der gesetzlichen Grundlage abgerechnet werden, sondern etwa nach Zeitaufwand oder pauschal, braucht es eine gesonderte, in Textform gefasste Vereinbarung. Sie muss sich deutlich vom übrigen Text abheben und darf nicht in der Vollmacht versteckt sein. Lesen Sie sie, bevor Sie unterschreiben, und fragen Sie nach, was Sie nicht verstehen. Eine Frage, die sich immer lohnt: Was ist damit abgedeckt und was löst zusätzlichen Aufwand aus?

Was Sie vor der Unterschrift klären sollten

Nehmen Sie sich die Zeit, auch wenn die Situation drängt:

• Wer bearbeitet die Sache persönlich?
• Wie und wie oft werden Sie informiert?
• Bekommen Sie Schriftsätze vor dem Versand?
• Was passiert, wenn sich das Mandat ausweitet?
• Wie wird mit einer Rechtsschutzversicherung verfahren?

Bitten Sie darum, eine Kopie aller unterschriebenen Dokumente mitzunehmen. Das ist selbstverständlich und wird nie ein Problem sein.

Beendigung

Ein Mandat ist kein lebenslanger Bund. Sie können es grundsätzlich beenden, ebenso kann die Kanzlei niederlegen, wobei berufsrechtliche Rücksichten gelten, damit Ihnen kein Nachteil entsteht. Die Vergütung für bereits erbrachte Arbeit bleibt davon in der Regel unberührt. Wenn ein Verfahren läuft oder eine Frist bevorsteht, ist besondere Vorsicht geboten, denn Fristen laufen unabhängig von einem Wechsel weiter. Lassen Sie das vorher prüfen.

Achten Sie außerdem auf die Angelegenheit im gebührenrechtlichen Sinne. Was aus Ihrer Sicht ein einziger Konflikt ist, kann rechtlich in mehrere Angelegenheiten zerfallen, und was Ihnen wie zwei Themen erscheint, kann eine einzige sein. Das klingt akademisch, entscheidet aber darüber, ob Aufwand einmal oder mehrfach anfällt. Ein typisches Beispiel ist die Auseinandersetzung, die sich im Verlauf verzweigt und plötzlich mehrere Fronten hat. Fragen Sie deshalb, wenn ein neues Thema auftaucht, ob es vom bestehenden Auftrag gedeckt ist oder eine eigene Beauftragung darstellt. Diese Frage ist niemals unangenehm, sondern ein Zeichen dafür, dass Sie den Überblick behalten wollen. Klären Sie sie, bevor gearbeitet wird, nicht danach.

Fazit

Der Mandatsvertrag regelt das Verhältnis zu Ihrer Kanzlei, die Vollmacht die Wirkung nach außen, die Vergütungsvereinbarung die Abrechnung. Achten Sie vor allem auf den Umfang des Auftrags, denn er entscheidet über Aufwand und Zuständigkeit. Wie Ihr Mandat zugeschnitten sein sollte, ist eine Einzelfallfrage, die vorab anwaltlich zu klären ist.